第一章 总则
第一条 制定目的
为客观、全面地反映本会各部门及成员的工作情况，使学生会的制度完善规范，作到真正的有章可循，奖惩分明，保障档案的安全保管和开发利用特制定本制度。
第二条 档案的意义
学生会档案是学生会的组织干部管理、教育、活动等工作开展所积累的文字及实物资料，为以后的工作提供必要的参考资料，是学生会至关重要的公共财产。
第三条 档案内容
本制度包括总则、档案分类制度、档案管理制度、档案借阅制度和附则五部分。
第二章 档案分类制度
档案按内容划分为：部门档案、人事档案、活动档案、会议档案、财务档案、外来资料档案及学生会相关制度档案。
第一条 部门档案
（一）档案范围
本档案共九册（包括主席团人事档案），并按部门划分。包括各部门职能介绍、成员相关资料（简介、个人获奖情况说明等）、成员名单和通讯录。
（二）档案建立
1.本会成员的人事档案由秘书部成员为其建立，其中的个人履历等基础资料由个人及部门填写。
2.部门档案是主席团对各部门日常工作的考核纪录，作为先进评选、奖励的主要依据。
第二条 人事档案
（一）档案范围包括学生会主管老师简介，主席团简介及各部门委员、干事名单。
（二）档案建立
学生会主管老师、主席团档案在每年换届后由秘书部成员为其建立，其中的个人履历等基础资料由个人填写。
第三条 活动档案
（一）档案范围
档案按内容划分为：迎新与招新活动档案、社团文化艺术节与科技文化艺术节活动档案、体育类活动档案、文娱类活动档案、学术类活动档案、生活类活动档案。各类档案包括各相关活动的活动策划书、活动通知、活动流程、发言稿、活动工作安排表、活动总结、活动成果等相关文件。
（二）档案建立
1.学生会各部门在举办大型活动后的7天之内，需把本次活动的所有相关文件一并提交，由秘书部存档。
2.举办大型活动时，宣传部要注意保存各种文字图像资料，要及时采集活动图片，及时将照片、宣传稿件存档，并在秘书部工作人员收集时及时提交。
第四条 会议档案
（一）档案范围
会议记录本、部长例会流程、会议下发资料、发言稿、会议PPT、资料图片。
（二）档案建立
1.秘书部对每次学生会全体成员会议在会议记录本上进行记录，并于会后收集本次会议所有相关资料进行整理存档。
2.部长例会资料由秘书长进行收集，月末交给秘书部档案管理人员收集存档。
第五条 财物档案
（一）档案范围
活动预算表、活动结算表、学生会财务帐目、发票、学生会集体获得的奖品、纪念品、文具、展板、条幅、装饰品等。
（二）档案建立
1.各部门举办活动前，根据活动计划书，本着节约务实、具体详尽的原则编制预算申请，然后交由主席团审核通过，再上报分管老师审核签字。
2.发票填写所购物品、时间要符合实际。背面注明经手人、所购具体物品及时间，做到详实具体，以便登记入账。最后主办部门将预算申请和发票一并交秘书部报销、存档。
3.秘书部专门设立财务账目本，每月应作账目整理，并向主席团汇报批示，接受主席团监督。
4.学生会为的每一件办公物品都建立档案，详细记录其管理、使用情况。
第六条 外来资料档案
（一）档案范围
校学生会及兄弟系的通讯录、报刊等外来资料。
（二）档案建立
学生会秘书部月末最后一个星期对系团总支、主席团及各职能部门签收领取的学院文件等材料，进行资料整理，重要资料备份存档。
第七条 学生会制度档案
（一）档案范围
学生会各职能部门工作制度等相关文档。
（二）档案建立
1.学生会秘书部在学生会内部制度修订后进行收集，并整理归档。
2.对于外来制度文档进行复印下发各部门，并备份存档。
第三章 档案管理制度
第一条 档案管理人
1.档案收集与管理总监督人为秘书部部长。秘书部内委任档案管理员，由档案管理员对各个部门进行跟踪负责。在活动频繁时可适当在秘书部内成立档案小组进行一对一跟踪负责。
2.档案管理员于各部门举行大型活动后主动联系相关部门提交档案所需文档，并对档案的收集进行监督。
3.各部门应确定一名委员作为档案收集工作的联系人，负责收集活动的相关资料。重要文件（包括工作计划、总结以及某些重要活动的文件资料），各部门信息员除了上交一份文字资料外，还应将文件用WORD形式存入磁盘上交或发到秘书部的邮箱中。
4.档案管理员负责文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。坚持平时整理，根据不同种类文件材料的形成特征，合理分类存放，便于利用和归档。管理员一学期须作一次档案统计汇报工作，并将本学期的重要文件及活动照片统一录入磁盘，以便保管及查阅。
5.归档做到排放合理，页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。按归档时间在档案首页档案目录中进行登记，方便检索。
6．各部门还可以增加收集对学生会今后工作有参考利用价值的资料。另外，工作计划书与各大型活动的工作总结也应在收集范围之内。
第二条 归档时间
1.各部门的档案收集工作的联系人，在活动结束后七天内把相关资料交给档案管理员进行归档。
2.对于年度工作总结、各种年报、成员名册，应于每个学期末进行归档。
3.每个学期末进行一次全面、彻底的归档，各部门要把上一年应归档而未归档的全部文件材料移交秘书部归档。
第三条 归档范围
按各档案的档案范围进行。4号楼 房间为系学生会档案室。
第四条 档案格式
1.各部门上交归档文档统一运用学生会模板，并用A4纸打印后提交。
2.外来文档原件归档。
3.每册档案首页为档案目录，档案本每页张贴页码，并要求对更新的文档内容在档案目录进行登记，方便检索。
4.每册档案侧面填写档案名称、册数。
第四章 档案借阅制度
为了加强本单位档案管理，搞好各门类档案的提供利用工作，特制定以下制度：
第一条 学生会各部门借阅档案，必须经档案管理人员同意并在档案借阅登记表上进行登记，注明借阅人姓名、部门、联系方式、借阅内容，并记录归还时间，是否完整归还等具体事项。特殊情况需借出的，需经档案管理人批准，但借出时间不得超过一周，不得转借他人。需继续使用者要办续借手续，确保档案的完整与安全。
第二条 外单位来人查阅本单位档案，需经秘书长签字批准，方可查阅，不得抄录或借出。
第三条 机密、秘密、绝密档案借阅一律按照《档案安全保密标准》中的要求办理。
第四条 对于借阅、借用的档案，未经允许不得圈画、涂改、折卷、裁剪、撕毁、抽调、翻印、转借、公开引用、增删档案中的任何材料及文件等。
第五条 如发现档案错漏请及时与档案管理人员联系，由档案管理人员核实后进行修正，不得私自修改。
第六条 对所有借档案或经批准复印的材料要妥善保存。违反要及时追查，并追究有关人员的责任。
第七条 珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶片等档案一律不借出。
第五章 附则
第一条 学生会每年换届时，以往文件移交下届成员作为参考，由秘书部成员接管档案。
第二条 本制度自颁布之日起施行。
第三条 其他未尽事宜由秘书部请示主席团后决定。
药学系学生会组织文件统一模板
使用说明：
1.大标题：宋体 三号 加粗 居中
2.副标题：宋体 四号 居中
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题目：宋体 四号 左对齐 加粗
例子：
（一）、学生组织概况
4.正文第二序号：阿拉伯数字；
题目：宋体 四号 左对齐 加粗
例子：
（1）、学生组织概况
5.正文：宋体 小四号 两端对齐
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7.行距：1.5倍
8.落款：宋体 四号 加粗
注意日期格式
建议落款统一用：药学系学生会
并保持落款的位置
例子：
药 学 系 学 生 会
二○一○年十二月八日
